Action Management
(Aufgabenverwaltung)
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Für eine gute und effiziente Zusammenarbeit in Firmen, Organisationen oder großen Projekten ist eine klare Aufgabendefinition und -zuordnung von entscheidender Bedeutung.
Oft gibt es viele Beteiligte, die mit Teilaufgaben betraut werden und die es zu koordinieren und gilt. |
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Da diese nicht immer am gleichen Ort sitzen, ist die Abstimmung und Versorgung mit aktuellen Informationen oft schwierig.Zur optimalen Unterstützung dieser Anforderungen wurde das inforum action managment entwickelt, das die Aufgabenverwaltung in einer zentralen Datenbank erlaubt, die über das Internet erreichbar ist.
Durch die Transparenz der stets aktuellen gemeinsamen Informationsbasis ist die Zusammenarbeit wesentlich effizienter, da der Kommunikationsaufwand deutlich reduziert werden kann.
Neben der Dokumentation ist das Ziel von Aufgabenlisten die Steuerung, Überwachung und Reporting von Aktivitäten (Liste offener Punkte, open issue list).
Zu den einzelnen Aktivitäten werden z.B. folg. Informationen verwaltet:
- Titel/Bezeichnung der Aufgabe
- Beschreibung und Maßnahmen
- Verantwortlicher und Team
- Zieltermin und Priorität
- Status (offen/in Arbeit/erledigt)
- Dateianlagen für Zusatzinformationen
Allen Aktivitäten können verschiedene Attribute wie z.B. Projekt, Kunde, Lieferant oder Teil zugeordnet werden. Über diese Kriterien können die Daten gefiltert werden und so je nach Fragestellung ein rascher Überblick gewonnen werden – z.B. alle unerledigten Einträge mit hoher Priorität zu einem bestimmten Projekt.
Zu offenen Aktivitäten werden automatische Reminder bei Erreichen der Zieltermine (oder auch mit einer definierten Vorwarnzeit) an die Verantwortlichen gesendet. Wenn gewünscht, bekommt der Ersteller von Aktivitäten bei Statusänderungen eine Signalisierung via Mail.
Die Aktivitäten können auch im PDF-Format ausgegeben oder übersichtlich in einem Balkendiagramm (Gantt) dargestellt werden.
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