Module

Die Projektumgebung

Naturgemäß ist das Projekt das Kernelement der gesamten Plattform. Sie legen in der Projektumgebung neue Projekte mitsamt dem detaillierten Projektstrukturplan* an oder importieren eine bestehende Struktur (in der nächsten Version verfügbar) in ein inforum-Projekt. Hier definieren Sie Teilprojekte und Meilensteine und hängen alle wichtigen Dokumente an. Auch das Projektteam ist in der Projektübersicht definierbar. Die Projektumgebung umfasst folgende Funktionen:

Action Management

Für eine gute und effiziente Zusammenarbeit ist eine klare Aufgabendefinition und -zuordnung von entscheidender Bedeutung. Oft gibt es viele Beteiligte, die mit Teilaufgaben betraut werden und die es zu koordinieren gilt. Um optimale Abstimmung in der Aufgabenverwaltung und Sicherstellung von Informations­fluss und Datenaktualität zu gewährleisten, wurde das Modul Action Management entwickelt. Auch die Steuerung und Dokumentation von Aktivitäten bzw. Maßnahmenplänen ist im Fokus dieses Moduls.

Im inforum Action Management können den erstellten Aufgaben verschiedenste Attribute zugewiesen werden, um den aktuellen Stand je nach Informationsbedarf filtern zu können. So haben Sie beispielsweise jederzeit auf Mausklick eine schnelle Übersicht über unerledigte Aufgaben. Auch Informationen darüber, ob Bereiche des Projekts auf den kritischen Pfad laufen, ist so jederzeit sofort verfügbar. Eingespielte Workflows und prozesssichere Abarbeitung der Projektarbeit sind so gewährleistet.
Einige der wichtigsten möglichen Attribute und Features sind:

• Zuordnung der Tasks (Projekt, Subprojekt, Meilenstein)
• Maßnahmenpläne
• Verantwortliche/r
• Start- / Zieltermine
• Verknüpfung mit Kunden und Lieferanten
• Kategorisierung
• Priorität
• Status (offen, erledigt, in Arbeit)
• Monitoring (z.B. automatische Zielterminüberwachung)
• Dateianhänge
• Views (verschiedene Ansichten)
• Reports als PDF
• Excel-Import
• Datenexport
  

Meeting Management

Besprechungen aller Art sind für den Informations-austausch während eines Projekts wie auch für den Unternehmensalltag unentbehrlich. Die Problematik erstreckt sich hierbei in der Praxis von der Verteilung der Informationen zu den Besprechungen über deren lückenlose Dokumentation bis zur Überwachung der erteilten Aufgaben.

Ist dies nicht gewährleistet, verbrauchen die Mitarbeiter unnötig Zeit und Ressourcen in der Vor- und Nachbereitung zu den Meetings.

Das inforum Meeting Management unterstützt Sie in diesem Punkt optimal. Sie erstellen Termine mit Agenda für Ihre Besprechungen und das System wird sie automatisch an die gewünschten Teilnehmer versenden. Sie halten die Besprechung unter Zuhilfenahme von inforum ab und wandeln Besprechungspunkte auf Knopfdruck in Tasks mit Zieltermin, Priorität und einem verantwortlichen Teammitglied um (dieses Feature steht in der nächsten Version zur Verfügung).

Nach der Besprechung wird das System für Sie automatisiert ein Protokoll (pdf-Datei) erstellen und an alle Beteiligten versenden. Danach können Sie eine Folgebesprechung generieren, deren Agenda automatisch mit den unerledigten Punkten des letzten Meetings vorbefüllt ist. So nimmt Ihnen inforum viel "Papierkram" ab und Sie können die Arbeitszeit effizient für Ihre eigentliche Tätigkeit nutzen. Die zur Verfügung stehenden Funktionen sind im Detail:

• Termin und Ort
• Agenda
• Status, Verantwortliche, Zieltermine
• Teilnehmererfassung und Verteiler
• Teilnehmerverständigung
• Monitoring
• Umwandlung von Unterpunkten in Tasks (in der nächsten Version verfügbar)
• Dateianhänge (Beliebige Uploads)
• Folgebesprechungen mit offenen Punkten
• Besprechungsprotokoll als PDF

mit * gekennzeichnete Funktionen sind in der nächsten Version verfügbar.